賃貸オフィスとレンタルオフィスの違いは？特徴とメリット・デメリットについて解説
働き方改革や情報通信技術の進化で、近年よく耳にするようになったオフィスの形がレンタルオフィスです。レンタルオフィスは一般的な賃貸オフィスと何が異なるのでしょうか。両者の違いがよくわからない方もいるでしょう。
本記事では賃貸オフィスとレンタルオフィスの違い、それぞれの特徴やメリット・デメリットについて解説します。新たなオフィスを探している方や、移転先を賃貸オフィスにするかレンタルオフィスにするかで迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
賃貸オフィスの特徴
賃貸オフィスとは一般的に賃貸借契約を結んだ物件のことで、自社だけでスペースを独占できる事務所の形態を指します。自社ビルを建てる場合と比較すると、初期投資費用が少なく移転しやすいのが特徴です。
ではレンタルオフィスと比較した場合、賃貸オフィスにはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。以下に解説します。
✅賃貸オフィスのメリット
賃貸オフィスのメリットは、主に以下の3つです。
● オフィスのデザインや立地を自由に決められる
● 広いオフィスを借りられる
● 取引先や金融機関からの信用が高くなる
それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
①オフィスのデザインや立地を自由に決められる
契約内容によっては制限のある場合もありますが、賃貸オフィスでは原則として物件内部の改装が可能です。そのため内装を希望どおり自由にデザインできます。
レンタルオフィスは基本的に内装工事ができないため、デザインを自由に決められるのは賃貸のメリットでしょう。
事務所や店舗を自社のブランドの特徴や主力商品のイメージ、コーポレートカラーなどを採り入れたデザインやレイアウトにすると、自社のブランディングにも役立つはずです。ミーティングスペースや来客用の応接スペース、社員のリフレッシュスペースなども賃貸オフィスなら自由に設置できます。フリーアドレスなどクリエイティブオフィスへの改装もしやすいでしょう。
業務を効率化しやすいレイアウトや、社員が働きやすいデザインに改装すると、生産性の向上につながるだけでなく、社員のモチベーションも保ちやすくなるはずです。
またオフィスの立地も自由に決められます。駅からのアクセスや街のブランドイメージ、顧客までの距離など、自社に合った立地をより多くの物件から選びやすいのも賃貸オフィスのメリットです。
②広いオフィスを借りられる
賃貸オフィスは、レンタルオフィスと同じ月額賃料を支払った場合でも、より広い面積のスペースを借りやすい傾向にあります。
ワンフロアを自社だけで独占的に使用できる物件が多いため、社員数の多い会社や、開放的な執務スペースを求める会社、在庫を確保しておくスペースが必要な会社などにおすすめです。
一方、レンタルオフィスではビルのワンフロアを複数の企業でシェアして使用するケースが多いため、自社だけで広いスペースを確保しにくい傾向があります。柔軟に使える広いスペースが必要なら賃貸オフィスを選ぶとよいでしょう。
③取引先や金融機関からの信用が高くなる
賃貸オフィスの大きなメリットは、レンタルオフィスに比べると、企業の社会的信頼性を高める効果があることです。
シェアオフィスやコワーキングスペースは手軽に借りやすい反面、銀行や取引先、顧客からの信頼が得にくいかもしれません。一方で賃貸オフィスの場合、仲介会社や保証会社の審査をクリアした上で正式な賃貸借契約を結んで利用するため、社会的な信用も得やすいです。
✅賃貸オフィスのデメリット
レンタルオフィスと比較した場合、賃貸オフィスには以下のようなデメリットがあります。
● 基本的に短期契約は不可
● 家具を用意する必要がある
● 初期費用が高くなりやすい
ここからはそれぞれのデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
①基本的に短期契約は不可
賃貸オフィスは基本的に短期契約ができません。多くの場合、2年契約からなのが一般的で、レンタルオフィスのように数カ月だけ借りられる物件はほとんどないのが現状です。
2年契約を結んでも中途解約できるケースもありますが、短期間で解約した場合、違約金が発生する取り決めになっている場合もあるため、契約書をよく確認しておくことが大切です。
②家具を用意する必要がある
通常の賃貸オフィスは、レンタルオフィスのような備え付けの家具やオフィス機器がないのが一般的です。そのためデスクや椅子などの家具、コピー機のようなオフィス機器や備品などを企業側で用意する必要があります。
③初期費用が高くなりやすい
レンタルオフィスに比べると、初期費用が高くなりやすいのも賃貸オフィスのデメリットです。賃貸オフィスでは、一般的に月額賃料の3〜12カ月分を契約時に支払わなければなりません。保証金だけでなく礼金や仲介手数料、共益費や火災保険料、前家賃などが必要なケースもあります。
また前述したとおり家具やオフィス機器を自ら用意する必要もあるため、初期費用が高くなりがちです。
✅レンタルオフィスの特徴
レンタルオフィスとはデスクや椅子、インターネット回線など業務に必要な環境があらかじめ整っている貸事務所のことです。
複数の利用者が共有スペースを利用するコワーキングスペースタイプや、同じフロアの個室をそれぞれが利用するタイプ、コワーキングスペースと個室の両方を利用できるタイプなどさまざまな種類があります。
ここでは賃貸オフィスと比較した場合の、レンタルオフィスのメリット・デメリットを紹介します。
✅レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスには、主に以下のようなメリットがあります。
● 初期投資を抑えられる
● 短期契約が可能
● 一等地のテナントで働ける場合がある
次にそれぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
①初期投資を抑えられる
レンタルオフィスの入居時に必要な保証金は、月額賃料の1〜3カ月程度です。月額賃料の3〜12カ月分が契約時に必要な賃貸オフィスに比べると、初期費用が抑えられます。
また礼金や仲介手数料、共益費や火災保険料も必要のない物件がほとんどです。家具やオフィス機器もあらかじめ用意されているケースが多いため、その分初期費用が少なくて済むかもしれません。
②短期契約が可能
短期利用が可能なのもレンタルオフィスのメリットです。基本的には1〜3カ月から借りられるところが多く、短いものでは数日や1週間単位で借りられる物件もあります。
入居までの期間も賃貸オフィスに比べると短いため、新規プロジェクトの期間中だけの利用やスタートアップ時のみの利用などに向いています。
③一等地のテナントで働ける場合がある
レンタルオフィスを利用すると、比較的安いコストで、人気のある一等地に拠点を設けることもできます。
都心部やブランドイメージの高い場所にある賃貸オフィスは、月額賃料も高めに設定されているケースがあります。その点レンタルオフィスの中には、賃貸オフィスの月額賃料に比べると、安い利用料金で一等地に住所を設定できる物件が多いです。
一等地の住所をホームページの会社概要や名刺などに載せておくと、自社のブランドイメージの構築にも役立つ可能性もあります。
✅レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスには以下のようなデメリットもあります。
● 他の利用者がいるため情報管理を徹底する必要がある
● 坪単価換算で割高になる
● 利用時間が決まっている場合がある
それぞれのデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
①他の利用者がいるため情報管理を徹底する必要がある
レンタルオフィスは複数の企業や個人事業主が利用しているケースが多いため、情報管理を徹底する必要があります。特に個室のないコワーキングスペースやシェアオフィスでは注意が必要です。情報管理を徹底していないと、情報が漏えいするリスクもあります。
共有スペースで作業する場合、周囲の人や通りすがりの人にパソコンのモニターを盗み見される可能性もあります。飲食やトイレなどで席を外す際に、ノートパソコンや書類が盗難被害に遭う可能性もゼロではありません。
他の利用者がいる空間ではモニターにのぞき見防止フィルターを貼る、席を外す際にはノートパソコンや書類を持ち歩くなど、セキュリティ対策をしっかりと行いましょう。
個室があるタイプでも、レンタルオフィスによってはパーティションなどで部分的に仕切られているだけの半個室タイプもあります。その場合、話し声で情報が漏れるかもしれません。声漏れを防ぐには、防音対策が施された部屋かどうかの確認も必要です。
またレンタルオフィスでは、Wi-Fiを共有して使用するケースも少なくありません。社内の機密情報や個人情報などを扱う企業の場合は、個室で専用のネットワークシステムを使用するなどして情報セキュリティ対策を行いましょう。
②坪単価換算で割高になる
通常の賃貸オフィスは「面積×坪単価」で計算して賃料を計算しますが、必要なスペースだけを借りるレンタルオフィスに坪単価の平均相場を当てはめると、賃貸オフィスに比べて利用料が割高になるケースもあります。
またレンタルオフィスの中には、郵便受付や電話代行サービス、貸し会議室や清掃代などにオプション料金が設定されているケースもあります。便利だからとオプションを付けすぎると利用料が割高になる可能性もあるため、本当に必要なのか検討してからオプションを付けましょう。
③利用時間が決まっている場合がある
レンタルオフィスの中には、利用可能な時間が決まっている物件もあります。その場合、利用時間は朝〜夜なのが一般的で、深夜や早朝の時間帯は利用できません。休日や年末年始に利用できないケースもあるでしょう。
海外とのやりとりが必要で早朝に仕事をしたい場合や、深夜に仕事をする必要がある場合、休日も働く可能性がある場合は、365日24時間利用可能なレンタルオフィスを探す必要があります。
まとめ
賃貸オフィスにもレンタルオフィスにも、それぞれにメリットとデメリットがあります。必要な広さや事業計画、予算などに合わせて、自社にとってメリットの大きな方を選んでみてください。
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